Die Orbisana Healthcare GmbH (ehem. Servona GmbH) ist ein 1949 gegründeter Hersteller von Medizinprodukten und Spezialist für Trachealkanülen und Beatmungstechnologie. Als zuverlässiger Partner vertreiben sie ihre Produkte weltweit im Fachhandel und versorgen zudem gewissenhaft Patienten im deutschen Homecare-Markt von ihrem Hauptsitz in Troisdorf bei Köln. Seit 1999 sind sie Teil der Droege Group und zu ihnen gehört das Schweriner Unternehmen Hoffrichter GmbH, wobei Hoffrichter eines der führenden Unternehmen im Bereich der Schlaftherapie, Heim- und Klinikbeatmung ist.

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2020 beschloss Orbisana Healthcare ihr aktuelles ERP-System upzudaten und beauftragte die KUMAVISION AG und M Assist GmbH mit einem Vorprojekt zur Analyse des aktuellen Systems, um die Datenqualität, Prozesse, Schnittstellen und Potenziale zu prüfen und Systemerweiterungen zu bewerten. Im Sommer 2021 begann schließlich das Updateprojekt auf die Branchensoftware KUMAVISION für den Gesundheitsmarkt auf Basis Microsoft Dynamics 365 Business Central, welches die M Assist GmbH motiviert umsetzte.

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Ziel des Projekts war die Standardisierung der aktuellen hochgradig angepassten Lösung, um zukünftig updatefähig zu sein und somit immer auf dem neusten Stand der Technik. Weiterhin sollte die Datenqualität verbessert, und die Performance erhöht, bestehende Prozesse optimiert sowie neue implementiert werden.

 

Während des Vor- und Updateprojekts wurden alle Prozesse über Finanzwesen, Krankenkassenmanagement, Vertriebsinnen- und außendienst, Tourenplanung, Faktura bis hin zum technischen Service, Qualitätsmanagement, Regulatory Affairs und Supply Chain Management analysiert. „Jeder Prozess wurde gemeinsam von den ExpertInnen der M Assist und Orbisana Healthcare kritisch betrachtet, ob bisherige Programmierungen weiterhin nötig sind und wie der Prozess oder die Daten verbessert werden können. Wir konnten so die Anzahl der notwendigen Anpassungen im Vergleich zum Altsystem um 90% reduzieren. Garant dafür war zum einen das Hinterfragen der M Assist, aber auch die Bereitschaft unserer Mitarbeitenden sich auf den Standard einzulassen“, sagt Andreas Bähren, Leiter IT.

 

So konnten am Ende an vielen Stellen effektivere und transparentere Prozesse geschaffen werden. Das Qualitätsmanagement und Regulatory Affairs können nun auf FDA-Niveau im ERP-System abgebildet werden, genauso auch UDI nach EUDAMED. Die Tourenplanung wurde von Excel in eine professionelle Tourenplanungssoftware überführt und mit dem ERP-System gekoppelt. Die Datenqualität wurde deutlich erhöht und kann durch ein gemeinsam entwickeltes Datenbereinigungstool nachhaltig hochgehalten werden.

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Komplette Projekteinführung online durchgeführt

Das gesamte Projekt wurde bis zum Echtstart online umgesetzt. Dazu wurden Sprechstunden in allen Fachbereichen eingeführt, kurze effiziente Online-Schulungen durchgeführt und aufgezeichnet. Beide Integrationstests wurden erfolgreich über Microsoft Teams Online durchgeführt, erst zum Echtstart im April 2022 war die M Assist vor Ort. Erfolgsfaktor war, dass alle Beteiligten die Situation akzeptiert haben und jeden Termin optimal vorbereiteten. Alle offenen Punkte und zu prüfenden Prozesse der Funktions- und Integrationstests wurden im Ticketsystem Redmine dokumentiert und zügig bearbeitet.

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Neben der Branchenlösung der KUMAVISION AG kamen auch weitere Lösungen der M Assist zum Einsatz, wie MDE, individuelle Stapel zum einfachen Erstellen eigener Kacheln im Rollencenter, dem Muster16 Vordruck oder das GoLive Dashboard, um ab Tag 1 alle relevanten KPI’s vorliegen zu haben.

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Weitere Zusammenarbeit bereits geplant

„Die Umstellung lief reibungslos, das haben wir gemeinsam sehr gut umgesetzt. Wir hatten genau die richtige Laufzeit, um dem Team auch mal Pausenzeiten zu gönnen. Die BeraterInnen von M Assist verfügen über ein großes Branchen- und Software-Know-how und Fachwissen in allen Geschäftsbereichen. Die Zusammenarbeit im Projektteam war sehr gut, wir können mit allen Themen auf das Team der M Assist zugehen und haben immer einen guten Sparringspartner mit passenden Lösungen bekommen.“, sagt Andreas Bähren.

 

Orbisana Healthcare fühlt sich durch die Zusammenarbeit mit der M Assist auch für die zukünftigen Herausforderungen sehr gut gewappnet. Sie arbeiten bereits heute an neuen Digitalisierungsthemen wie dem ImageLink-Verfahren oder der stetigen Verbesserung der Prozesse. Auch die Anfragen von Hoffrichter werden zukünftig mit der M Assist umgesetzt.